La DSN : qu'est-ce que c'est ?

Mise en oeuvre progressivement depuis 2017 et généralisée depuis le 1er janvier 2019, la DSN remplace dans la plupart des cas la DADS-U (déclaration annuelle des données unifiées). Elle est le moyen de transmission des données employeurs pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales.

La DSN repose sur la transmission de 2 types de données :

• les informations issues de la paie au sens large
• les signalements d'évènements pour l'Assurance Maladie (signalements d'arrêt maladie, accident du travail, maternité, etc.) et pour Pôle emploi (reprises du travail et signalements de fin de contrat de travail).

La DSN : pour quelles entreprises ?

Toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de sécurité sociale et qui emploient des salariés sont dans le périmètre de la DSN.

Les entreprises ayant plusieurs établissements doivent réaliser une DSN pour chaque établissement « employeur » disposant d'un numéro SIRET propre. Une entreprise SIREN adressera ainsi dans son fichier autant de structures DSN qu'elle a d'établissements (SIRET).

Certains employeurs sont exclus de la DSN. Il s’agit :

• des particuliers employeurs
• des employeurs de la fonction publique
• de certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.).
• des employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre de la DSN
• des établissements nouvellement entrés en DSN et n'ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN.

Ces employeurs doivent continuer à déposer une DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées). Les particuliers-employeurs peuvent utiliser le CESU.

La DSN : comment renseigner votre logiciel de paie ?

La DSN est un sous-produit de la paie, généré par votre logiciel de paie, qui doit donc être compatible. Les logiciels de paie compatibles permettent de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN. Ce sont les entreprises développant ce type de logiciel qui intègre l’API (interface de programmation) DSN dans le logiciel de paie qui vous est proposé.

Si vous n'avez pas de logiciel de paie, vous pouvez adhérer à l'une des offres suivantes :

• Tese (Titre emploi service) pour les entreprises employant des salariés
• izilio BTP pour les entreprises du BTP
• izilio guichet professionnel pour les entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma
• CEA (chèque emploi associatif) pour les associations à but non lucratif ou les fondations
• impact emploi association pour les associations (sportive, artistique, animation, familles rurales...) comptant au plus 9 équivalent temps plein.

Après son dépôt, la DSN est soumises à différents contrôles. Des messages de l'administration peuvent remonter au déclarant via son tableau de bord DSN. L'ensemble des retours est à prendre en compte et doit faire l'objet d'actions correctives si besoin.

La DSN : qui peut l'effectuer ?

3 options s’offrent à vous :

• vous effectuez vous-même la DSN sur le site net-entreprises.fr ou via votre logiciel de paie compatible (tout en y réservant un accès à certains de vos salariés, comme ceux en charge des ressources humaines)
• vous confiez à un tiers l’envoi de votre DSN (par exemple à un expert-comptable)
• vous utilisez les deux options précédemment citées : vous réalisez vous-même certaines déclarations et confiez à un tiers les autres déclarations.

La DSN : quand l'effectuer ?

La DSN est à effectuer chaque mois et le paiement des cotisations est mensuel :

• avant le 5 du mois pour les entreprises d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail
• avant le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités de retard.

Si un événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail) survient au cours du mois, il faut le signaler via la DSN dès qu’il est connu.

La DSN : les sanctions en cas de manquement

Défaut de production de la DSN dans les délais

Les entreprises ne produisant pas leur DSN dans les délais impartis s'exposent à une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard. Ce montant est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par entreprise et par an si le défaut de production est inférieur ou égal à 5 jours. La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration de l'employeur.

Non respect du vecteur DSN

Les entreprises se soustrayant à l'obligation déclarative en DSN encourent une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié :

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014

• montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés
• montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés.

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016

montant plafonné à 750 € par entreprise et par mois.

Arrêt de travail d’un salarié : quelles sont vos obligations ?

Les démarches à accomplir au début de l’arrêt de travail

Votre salarié doit vous transmettre le volet n°3 de son avis d’arrêt de travail délivré par son médecin dans les 2 jours suivant l’interruption de son activité. Vous devez ensuite, dès réception de l’arrêt, établir une attestation de salaire.

Cette attestation de salaire est indispensable à votre salarié, puisqu’elle va permettre le versement des indemnités journalières auxquelles il peut prétendre.

Une fois l’attestation de salaire établie, vous devez la transmettre. Pour ce faire, vous disposez de 3 options de transmission :

• par le biais de net-entreprises.fr
• via votre logiciel de paie certifié
• par courrier, en adressant le Cerfa n°11135*04 à la caisse primaire d’assurance maladie de votre salarié.

Les démarches à accomplir à la reprise du salarié

Lorsque le salarié revient de son arrêt de travail, vous devez signaler sa reprise. Cette reprise du travail doit être renseignée :

• dans votre déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle si la reprise du travail intervient à la date prévue par l’avis d’arrêt de travail
• dans une déclaration sociale nominative (DSN) évènementielle si la reprise du travail intervient avant la date prévue par l’avis d’arrêt de travail.

Si la date de reprise du travail du salarié a été repoussée, vous devez modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail renseignée dans votre logiciel de paie.

Devez-vous verser une indemnité complémentaire au salarié en arrêt de travail ?

Selon la situation du salarié en arrêt de travail, vous devez lui verser une indemnité qui complète les indemnités journalières que le salarié reçoit de la Sécurité sociale.

Vous devez verser au salarié une indemnité complémentaire si celui-ci :

• justifie d’une année d’ancienneté dans votre entreprise
• vous a adressé son certificat médical dans les 48h suivant son absence (sauf circonstances exceptionnelles)
• perçoit des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale
• est soigné en France ou au sein d’un des pays membres de l’Espace économique européen (EEE).

Arrêt de travail d’un salarié : quels sont vos droits ?

En tant qu’employeur, vous pouvez faire pratiquer une contre-visite médicale au domicile de votre salarié si vous versez à celui-ci une indemnité complémentaire.

Cette visite a pour seule vocation :

• de vérifier que le salarié est bien présent à son domicile durant les heures d’interdiction de sortie prévues par l’arrêt de travail
• de s’assurer que l’état de santé du salarié est en cohérence avec l’arrêt de travail et sa durée.

Cette contre-visite peut être effectuée par un médecin de votre choix, spécialisé dans ce type de contrôle. Vous n'avez pas à prévenir au préalable le salarié de votre démarche.  

Si le salarié est absent à l’occasion de cette visite ou la refuse, vous pouvez suspendre le versement des indemnités complémentaires.

Quels sont les salariés qui peuvent bénéficier du congé paternité ?

Tous les salariés peuvent potentiellement bénéficier du congé paternité, quel que soit leur contrat du travail (CDI, CDD ou contrat temporaire) ou leur ancienneté.

• Le père de l’enfant, quelque soit sa situation familiale, a le droit de bénéficier de ce congé
• Le compagnon de la mère de l’enfant, s'ils vivent en couple (mariage, concubinage, pacs), peut également bénéficier du congé paternité.

Quelle est la durée du congé paternité ?

La durée du congé de paternité et d'accueil de l'enfant est de :

• 11 jours calendaires consécutifs en cas de naissance unique
• 18 jours calendaires consécutifs en cas de naissances multiples.

Ce congé n'est pas fractionnable. Les jours calendaires correspondent à tous les jours de l’année civile, y compris les dimanches et jours fériés.

Comment le salarié doit-il formuler sa demande ?

• Le salarié doit vous avertir de sa demande au moins 1 mois avant la date à laquelle il envisage de prendre son congé paternité. Il doit également vous préciser la date à laquelle il souhaite y mettre fin.
• Cette demande peut être formulée par écrit ou oralement.
• Le congé doit être pris dans un délai de 4 mois après la naissance de l’enfant sauf cas exceptionnel. Il peut en effet être reporté au-delà des 4 mois en cas d’hospitalisation de l’enfant ou en cas de décès de la mère.

Vous ne pouvez pas vous opposer à un demande de congé paternité si le délai d’un mois a bien été respecté.

Dès le début du congé du salarié, vous devez établir une attestation de salaire. C’est grâce à cette attestation que l’Assurance Maladie détermine si le salarié remplit les conditions requises pour bénéficier des indemnités journalières durant le congé.

Qu’advient-il du contrat de travail qui vous lie ?

Pendant le congé de paternité, le contrat de travail est suspendu. Le salaire n’est pas maintenu. Cependant, en cas d’arrêt complet d’activité, le bénéficiaire du congé peut percevoir des indemnités journalières de sécurité sociale. Celles-ci sont attribuées et calculées dans les mêmes conditions que les indemnités journalières de maternité.

Le bénéficiaire du congé peut démissionner pendant le congé.

Quelle est la situation du salarié à la fin de son congé de paternité ?

À l’issue de son congé de paternité, vous devez permettre au salarié de retrouver son précédent emploi ou un emploi similaire avec une rémunération au moins équivalente.