Par Bercy Infos, le 10/04/2019 - Obligation des entreprises

Contrats, factures, livre comptable, statuts... Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ? Toutes les réponses ici.

Les durées légales de conservation de vos documents

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.

Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison. doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Le détail des délais par thématiques

Retrouver le détail des délais par thématiques (document civil et commercial, pièce comptable, document fiscal, document social et document de gestion du personnel) ainsi que les textes de référence sur le portail service-public.fr

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Par Bercy Infos, le 04/02/2020 - Ressources humaines

Au-delà de la durée légale hebdomadaire de travail, toute heure travaillée en plus est considérée comme une heure supplémentaire. Mais à quelles contreparties ouvrent les heures supplémentaires ? Qui peut en bénéficier ? Comment sont-elles rémunérées ? On vous dit tout.

Heures supplémentaires, de quoi parle-t-on ?

Toute heure de travail effectuée au-delà de la durée légale hebdomadaire fixée à 35h (ou de la durée considérée comme équivalente), est comptabilisée comme une heure supplémentaire.

Qui est concerné par les heures supplémentaires ?

Dans le secteur privé, tous les salariés peuvent faire des heures supplémentaires, excepté :

• le salarié en forfait annuel en jours

• le cadre dirigeant de l’entreprise.

Qui décide des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont réalisées par le salarié à la demande de l’employeur (via une notification écrite ou orale), ou avec son accord.

Le salarié est dans l’obligation d’effectuer les heures supplémentaires demandées par son employeur, sauf en cas d’abus de droit, par exemple dans le cas où l’employeur n’en a pas informé le salarié assez tôt.

Heures supplémentaires, les limites à ne pas dépasser

Le décompte hebdomadaire

Les heures supplémentaires sont calculées par semaine et le salarié qui effectue des heures supplémentaires ne doit pas dépasser la durée maximale hebdomadaire de travail. Soit l’équivalent de :

• 10 h par jour

• 48 h par semaine (sauf dans ces circonstances exceptionnelles ou ce plafond peut être porté à 60h)

• 44 h par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Le contingent annuel

Au-delà de la durée maximale hebdomadaire légale, il existe un « contingent annuel d’heures supplémentaires ». Ce contingent annuel est fixé par la convention ou l’accord collectif de l’entreprise. À défaut de convention ou d’accord, ce contingent annuel est fixé à 220 heures par salarié et par an.

En cas de dépassement, les obligations à la charge de l'employeur sont alors accrues :

• chaque heure supplémentaire effectuée au-delà de ce contingent doit donner lieu à une contrepartie obligatoire en repos (COR)

• l’employeur doit consulter les représentants du personnel avant de demande au(x) salarié(s) d'effectuer des heures en plus.

Dans certains cas particuliers les heures effectuées en plus de la durée légale ne peuvent pas être comptabilisées dans le contingent annuel :

• lorsque les heures effectuées le sont dans un contexte d’urgence, ou lorsqu'une exécution immédiate est nécessaire (organisation de mesure de sauvetage, intervention avant un accident imminent, réparation nécessaire sur les installations ou le bâtiment, etc.)

• lorsque les heures effectuées donnent droit à un repos compensateur équivalent.

Heures supplémentaires : quelles compensations ?

La rémunération à taux majoré

Toute heure supplémentaire ouvre droit à une rémunération plus favorable pour le salarié (ou à un repos compensateur équivalent à la majoration, voir ci-dessous).

Plus précisément, il existe plusieurs taux de majoration des heures supplémentaires, fixés par convention ou accord collectif d'entreprise (ou par convention ou accord de branche). Chaque taux est au minimum fixé à 10%.

En l’absence d'accord ou de convention, les taux de majoration horaire sont fixés à :

• 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (pour une durée légale du travail de 35h, de la 36^e à la 43^e heure)

• 50 % pour les heures suivantes.

Défiscalisation des heures supplémentaires

Depuis le 1^er janvier 2019, la rémunération liée à l'accomplissement des heures supplémentaires (et complémentaires pour les salariés à temps partiel) est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 € par salarié et par an.

Cette exonération reste valable en 2020.

Les heures supplémentaires au-delà de ce plafond seront en revanche soumises à l'impôt.

Le repos compensateur

La rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée, pour tout ou partie, par un repos compensateur équivalent et définie par convention ou accord. La durée de ce repos est alors équivalente à la rémunération majorée. Par exemple, une heure supplémentaire payée à un taux majoré de 50 % donne lieu à un repos compensateur équivalent (soit 1h30).

La contrepartie en repos (COR)

En plus des majorations salariales et du repos compensateur, toute heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent annuel donne lieu à une contrepartie obligatoire en repos (COR).

Les modalités d’application de la COR sont définies par accord collectif (ce dernier peut même prévoir une application de la COR au titre des heures supplémentaires accomplies dans la limite du contingent).

À défaut d’accord collectif :

• la COR est fixée à 50 % des heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent annuel pour les entreprises de 20 salariés au plus

• à 100 % de ces mêmes heures pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Publié initialement le 30/01/2019

Par Bercy Infos, le 19/02/2020 -

Obligation des entreprises

Tout salarié qui travaille sur un chantier doit détenir la carte d'identification professionnelle BTP, aussi appelée CIBTP. L'obtention de cette carte doit être sollicitée par l'entreprise qui emploie le salarié. Mais les entreprises du secteur du BTP sont-elles les seules concernées ? Certains salariés sont-ils exemptés de la détention de cette carte ? Et comment la solliciter ? On fait le tour de la question !

Carte professionnelle du BTP : qui est concerné ?

La carte professionnelle du BTP est une carte d'identification, individuelle, de chacun des salariés travaillant sur un chantier.

Plus précisément est concerné par l'obligation de détention de la carte BTP :  tout salarié accomplissant, dirigeant ou organisant (même à titre occasionnel, accessoire ou secondaire) des travaux de BTP, quel que soit son contrat de travail (CDD, CDI, intérimaire ou contrat de détachement d'une entreprise étrangère) et quel que soit son employeur (entreprises de BTP ou de travail temporaire, établies en France ou à l'étranger, employeurs établis à l'étranger qui détachent des salariés en France ou entreprises ayant recours à des salariés détachés intérimaires).

Il faut bien noter que c'est la nature des travaux exécutés qui est prise en compte pour définir l'obligation de détention de la carte, et non le rattachement de l'employeur au secteur d'activités du BTP. En d'autres termes, l'obligation peut même s'appliquer aux salariés d'une entreprise qui ne fait pas partie de ce secteur.

Carte professionnelle du BTP : existe-t-il des exemptions  ?

Oui ! Il existe certains cas dans lesquels un salarié exerce son activité professionnelle sur un chantier mais n'est pour autant pas soumis à l'obligation de détenir la carte BTP. Il s'agit des :

• salariés exerçant les métiers d'architectes, de diagnostiqueurs immobiliers, de métreurs, de coordonnateurs en matière de sécurité et de protection de la santé (CSPS), et des chauffeurs et livreurs

• salariés présents physiquement en permanence sur le chantier, mais dont les missions ne concernent jamais directement le chantier lui même. Il peut s'agir par exemple des salariés qui sont en charge de la gestion de la paye, de la gestion des risques, de la maintenance informatique, de la prévention et de la sécurité, du service achat et approvisionnement, ou gestionnaire des stocks, etc.

• stagiaires, mais à condition que les tuteurs puissent présenter tout document attestant de cette qualité de stagiaire.

Lire aussi : TPE et PME du BTP, pensez à l’aide Bâtir + | Emploi des travailleurs handicapés : quelles sont vos obligations ?

Carte professionnelle du BTP : qui doit la demander et quand ?

C'est l'employeur du salarié ou son mandataire qui doit demander la carte et cela dès l'embauche (ou le détachement) de ce dernier.

À savoir

Le salarié détenteur de la carte BTP doit être en capacité de la présenter sans délai aux agents de contrôle des services de l’État, au maître d'ouvrage ou au donneur d'ordre intervenant sur le chantier. Un employeur qui ne remplit pas son obligation de demande de carte BTP pour l'un de ses salariés risque :

• jusqu'à 4 000 € d'amende par salarié non déclaré ou par infraction

• et 8 000 € en cas de récidive dans l'année qui suit la 1^ère amende.

Le montant de l'amende ne peut cependant pas dépasser 500 000 €.

Carte professionnelle du BTP : comment la demander en 3 étapes ?

1. Créez votre compte sur cartebtp.fr ou connectez vous à votre espace personnel : la demande de carte BTP se fait exclusivement en ligne, auprès de l’Union des caisses de France CIBTP (UCF CIBTP) qui est l'opérateur chargé de la gestion et de la délivrance de la carte BTP. Pour cela vous devez créer un compte sur cette plateforme en renseignant des éléments nécessaires à l'identification de votre entreprise (évidemment vous n'aurez à réaliser cette étape que lors de votre inscription initiale, par la suite vous n'aurez qu'à vous connecter directement à votre espace personnel).

2. Déclarez le ou les salariés concernés par la demande de la carte BTP : vous devez renseigner les informations relatives au(x) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous sollicitez la carte et télécharger une photo d'identité en format jpeg pour chaque salarié.

3. Payez et finalisez la demande de la carte BTP : acquittez vous du paiement, par carte bancaire (paiement immédiat) ou virement bancaire (paiement réalisé sous 2 à 3 jours) afin de finaliser votre demande.

Demandez la carte BTP

Une fois votre demande finalisée, vous devez remettre au salarié l'attestation provisoire individuelle qui peut être présentée lors d'un contrôle en attendant que la carte soit effectivement reçue.

La carte  est ensuite directement envoyée par courrier à l'entreprise. Comme pour l'attestation, une fois reçue, remettez la à votre salarié.

Carte BTP : combien de temps est-elle valable ?

Cela dépend de la situation du salarié :

• Pour le salarié d'une entreprise établie en France , la carte BTP est valable du début à la fin du contrat qu'il s'agisse d'un CDD ou d'un CDI.

• Pour le salarié intérimaire d'une entreprise établie en France, la durée de validité est de 5 ans, même en cas de changement de l'entreprise de travail temporaire.

• Pour le salarié intérimaire d'une entreprise établie hors de France, la durée de validité de la carte BTP concerne toute la durée du détachement.

• Pour le salarié détaché d'une entreprise établie à l'étranger, la carte BTP est valable du début à la fin du détachement.

À noter que si un salarié change d'employeur, il doit changer de carte BTP, celle-ci faisant figurer l'identité de l'employeur (sauf pour les salariés intérimaires).

Par Bercy Infos, le 28/05/2019 -

Le registre unique du personnel est un document qui permet l'identification des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Quelles indications sont obligatoires ? Sur quel type de support faut-il le tenir ? Explications.

Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?

Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, peu importe leur taille sauf 2 exceptions :

• les associations ayant recours au chèque emploi associatif

• les particuliers employeurs

Lire aussi : Rémunération de vos salariés : tout ce que vous devez savoir en 5 questions

Quels salariés enregistrer sur le registre unique du personnel ?

L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du salarié et constitue une obligation pour l’employeur. Il est nécessaire d’enregistrer les salariés suivants :

• les salariés en contrat déterminé ou indéterminé

• les salariés de nationalité étrangère

• les stagiaires

• les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation

• les personnes volontaires en service civique

• les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire

• les travailleurs à domicile

Concernant les stagiaires

Les stagiaires de l’établissement doivent voir leur noms et prénoms inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel selon leur ordre d’arrivée.

 Lire aussi : Un nouveau bulletin de paie, plus simple et compréhensible

Registre unique du personnel : quelles sont les informations obligatoires ?

L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel un certain nombre d’informations sur le salarié et ce, dès son arrivée. Il s’agit des éléments suivants :

L'identité du salarié

• la nationalité

• la date de naissance

• le sexe

Les informations sur la nature du poste

• l'emploi

• la qualification

• les dates d'entrée et de sortie de l'établissement

• lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation

• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail

Le type de contrat

• pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée »

• pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire

• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier

• pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel »

• pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.

À noter que les informations sur les salariés doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et être conservées pendant au moins 5 ans.

La forme du registre unique du personnel

Aucune forme particulière n’est stipulé concernant la tenue du registre unique du personnel.

Le registre peut être sous forme informatique ou sous format papier. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

 Lire aussi : Titres-restaurant : les 5 informations à connaître

Registre unique du personnel : quelles sanctions en cas de non-respect ?

Si vous n’avez pas de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, vous risquez une contravention de 1 500 € à 3 000 € en cas de récidive.

Par ailleurs, vous vous exposez à une contravention de 450 € en cas de non-présentation du registre unique du personnel à l’inspection du travail.

Lire aussi : Tout savoir sur les congés payés de vos salariés en 5 questions

Publié initialement le 25/05/2018